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『処遇現場記録ソフト』の目的は２つあります。
１つは、「情報の活用」と「情報の流れの効率化」です。
この２つの目的を実現するために、「情報のデジタル化」からはじめる、というのが『処遇現場記録ソフト』の基本的な考え方です。
「情報のデジタル化」がもたらすもの
コンピュータの登場以前から、処遇現場で生み出される日誌、メモ、台帳、或いは表やグラフ、写真やビデオ等様々な文書・書類のもともとの目的が「情報の活用」そのものだったと思います。 手書きであれ、コンピュータで処理したものであれ、現場で記録され保存されていく数々の文書・書類は、1職員が得た情報を、その職員のその場限りのものでおわらせず、現場スタッフ全員の或いは「将来の」スタッフも含めた関係者で共有し利用していく為にあります。
また、それぞれの現場では、それらの情報をいかに早く、いかに効率よく利用できるかいろいろと工夫がなされてきたと思います。
ところが残念ながら、手書情報の「流れ」をスムーズにするには、よく訓練された組織体であってもなかなかうまくいくことではなく、情報伝達のスピードに大きく制約をうけるため、「情報の活用」はおのずから最小の範囲までに限られてしまうか、最悪の場合、「伝達されない情報」でおわってしまうことも少なからずあったと思います。
コンピュータの登場によって、これまでの手書情報をデジタル情報としてあつかうことが可能になりました。
情報が一旦デジタル化されると、その伝達スピードの速さと正確性、更には「加工のしやすさ」によって、情報の流れをより効率化すること、及び、その活用範囲を大きくひろげることが簡単になります。
「ではどうやって情報をデジタル化するか？」
デジタル化された情報が、現在の処遇現場のニーズを満たすのに必要なことは充分理解できても、多くの施設・組織体で突き当たる最も困難な問題の１つがここに派生します。「ではどうやって情報をデジタル化するか？」。現場情報をいかに「短時間で」いかに「正確に」コンピュータのハードディスク内に取り込むことができるかという点です。デジタル情報であれば可能なはずの「情報の流れの効率化」も、「情報の活用」も、そのデジタル情報そのものがないことにははじまらないのです。
近い将来、音声認識やＯＣＲ、各種センサーが「情報のデジタル化」をもっとスムーズにやってくれるようにはなるでしょうが、現時点で「実用」を考えると、情報のデジタル化の手段として今最も現実的な方法は、キーボードやマウスでコンピュータに入力する、という方法だと思います。
そして、現場の人員を考えれば、その入力者は現場職員ということになるでしょう。
「情報の流れの効率化」にも関係しますが、組織体全体の情報の流れについて「正確性」と「効率」、そして「情報の責任所在の明確性」をもとめれば、「情報の入力者は情報を得た本人」であることが考え方の基本になります。
現場において「情報の活用」と「情報の流れの効率化」を実現させようとするなら、ここはいわば「力ずく」でも解決すべきところなのです。
『処遇現場記録ソフト』にいろいろな工夫やテクニックがあっても、「情報の入力者は情報を得た本人」という基本は重要です。
今目の前でおこっている緊急事態の解決が最優先であっても、多くの場合その職員一人がその場で解決してしまえる問題ではない時、組織体が「情報の活用」と「情報の流れの効率化」を意志するのであれば、現場職員にとって「情報を記録する」行為は、問題の解決のためのその場での行為と同じ位重要な意味があることを、現場で再認識することが必要です。
ここから『処遇現場記録ソフト』の出番がはじまります。